Trucchi per organizzare al meglio il tuo viaggio di lavoro

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Finalmente siamo giunti alla prima uscita della nostra rubrica ‘Come diventare Travel manager di sé stessi‘. Dopo aver appreso chi è e cosa fa il Travel Manager come figura professionale  possiamo iniziare a programmare il nostro viaggio! 

Prima d’iniziare è fondamentale classificare la motivazione del viaggio, poiché un viaggio di lavoro è totalmente diverso da un viaggio di svago o turistico, così come altrettanto importante calcolare se il viaggio è personale oppure di più persone. 

Per facilitare la comprensione in ambe due gli aspetti abbiamo deciso di suddividere questo argomento in due articoli, mostrandovi prima come organizzare uno spostamento di tipo lavorativo e successivamente di svago o turismo.

Il business travel

Il viaggio di lavoro è nella grande maggior parte dei casi, di breve durata. Solitamente ci si sposta per meeting o incontri, conferenze e congressi. In altri casi se bisogna svolgere attività lavorative più complesse e dispendiose, bisognerà organizzare il viaggio in modo differente. In questo articolo però, tratteremo viaggi più brevi come quelli citati inizialmente. 

Partendo da questo presupposto la località meta del nostro viaggio dovrà essere a una distanza ridotta dal nostro punto di partenza, poiché una meta eccessivamente lontana, rende lo spostamento poco redditizio in termini prettamente economici e di tempo. 

Per farti un esempio pratico, viaggiare da Milano a New York per un meeting, è controproducente, poiché la spesa e i giorni a disposizione sono troppo pochi. Come si dice in gergo ‘è più la spesa che l’impresa‘: quindi, raggiungere una persona molto distante da noi per un mero incontro vis-à-vis, non conviene. È preferibile optare per alternative differenti come le videoconferenza, i webinar online o la corrispondenza certificata. 

Il budget è uno dei fattori principali da tenere in conto. Indipendentemente dal capitale che mettiamo a disposizione per gli spostamenti, la regola fondamentale è quella di non superare MAI il budget previsto: così facendo non intaccheremo il nostro capitale disponibile, destinandolo ad altre attività o spostamenti e permettendoci di avere parte del capitale totale per far fronte alle emergenze e imprevisti possibili. 

Una volta stabilita la meta e calcolato il budget a disposizione possiamo iniziare a programmare il nostro business travel, adattandolo ai seguenti parametri.

Il trasporto

⦁ Per quanto concerne il trasporto, è importante in un business travel, la rapidità e l’efficienza, spesso a discapito delle comodità. L’importante è raggiungere la nostra meta nel minor tempo possibile, tenendo conto del budget a disposizione. Il metodo più efficace quindi risulterà utilizzare mezzi di trasporto come l’aereo o il treno, lasciando quindi da parte i mezzi pubblici terrestri come autobus, navi o carpooling: quest’ultimo inoltre è il meno sicuro per quanto riguarda le tempistiche, poiché dipendere da terze persone non è sempre una buona idea quando si deve raggiungere una meta in tempo.

L’importante nella scelta di un mezzo di trasporto è la sicurezza e l’efficienza. E’ quindi facilmente deducibile che scegliere un aereo o un treno è più sicuro che mettersi nelle mani di terze persone tramite applicazioni di covetturaggio come Bla Bla Car, Clacsoon, Jojob eccetera (nel medio/lungo raggio). Per prenotare il trasporto è fortemente consigliabile utilizzare applicazioni comparative, scegliendo i prezzi in relazione di durata ed efficienza più bassi, ma analizzeremo più approfonditamente questi aspetti nei prossimi articoli dedicati.

Il pernottamento

⦁ Per prenotare strutture dove pernottare è consigliabile l’utilizzo di applicazioni che ci permettano di visualizzare le strutture più convenienti in relazione alla distanza dalla nostra meta: per esempio, applicazioni che consentano di cercare tramite una mappa la distanza dalla struttura e il nostro luogo di lavoro, così da organizzarci meglio e optare per quella più vicina o comunque raggiungibile nel modo più veloce ed economico. In base al budget disponibile, possiamo scegliere tra un B&B o un ostello oppure un hotel: è comunque consigliabile tenere in conto che se si viaggia da soli, la scelta di una struttura modesta e con comfort basilari possa comunque beneficiare sul nostro capitale senza intaccarlo eccessivamente. La prenotazione e la gestione di tali strutture la analizzeremo nei prossimi articoli, mostrandovi app interessanti e molto utili!

L’alimentazione

⦁ La scelta della nostra alimentazione durante i viaggi è ovviamente personale. Esistono però tool che ci permettono di visualizzare i migliori ristoranti vicino alla nostra meta, potendo confluire in modo efficiente con gli impegni lavorativi e selezionando in base al nostro budget le location migliori, ad esempio TheFork.

I comfort

⦁ I comfort saranno uno dei punti focali dei nostri articoli. Analizzeremo nel dettaglio quelli che sono i comfort essenziali minimi e invece gli extra che potremmo concederci anche durante un viaggio di lavoro, sempre in relazione al capitale e il tempo disponibile. Scopriremo insieme che un viaggio di lavoro può beneficiare anche di alcuni comfort! 

Il fondo di emergenza

⦁ Infine il fondo emergenza: importantissimo ed essenziale in ogni tipologia di viaggio. Parametro spesso messo in disparte e non calcolato, eppure necessario per rendere il viaggio sicuro permettendoci di far andare tutto per il verso giusto. Nel caso di necessità o emergenza durante il nostro spostamento, avere un fondo emergenza in grado di poterci far tornare a casa e risolvere così problemi e imprevisti sorti all’ultimo momento, fa la differenza nella quasi totalità dei casi. Analizzeremo anche questo, proponendovi modi per riuscire ad uscire dai guai nei casi più difficili, sempre con l’aiuto della tecnologia e in modo totalmente autonomo, risparmiando ove possibile. 

Continua a seguirci su Risparming per scoprire le applicazioni più interessanti e i tips and tricks più utili per organizzare in modo autonomo ed efficiente il tuo prossimo viaggio!

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